Teori Sistem

     Dalam pendekatan sistem, organisasi dibangun oleh individu dan kepribadian, struktur formal, pola interaksi yang informal, pola status dan peranan-peranan yang menimbulkan pengharapan-pengharapan, dan lingkungan fisik pekerjaan.

Bagian-bagian ini yang selanjutnya tersusun menjadi sebuah konfigirasi sistemik. Setiap bagian dalam organisasi saling berhubungan dan berinteraksi. Setiap bagian memberikan makna bagi yang lainnya. Untuk lebih jelasnya akan dijelaskan dalam penjelasan berikut ini.

Konsep Teori Sistem

Scott menyatakan bahwa ”satu-satunya cara yang bermakna untuk mempelajari organisasi adalah sebagai suatu sistem”. Ia mengemukakan bahwa bagian-bagian penting organisasi sebagai sistem adalah individu dan kepribadian setiap individu dalam organisasi. Struktur formal, pola interaksi informal, pola status dan peranan menimbulkan pengharapan-pengharapan.

Bagian-bagian inilah yang merupakan konfigurasi yang disebut sistem organisasi. Semua bagian saling berinteraksi dan berhubungan satu dengan lainnya. Proses penghubung utamanya adalah komunikasi.

Konsep sistem terfokus pada pengaturan bagian-bagian, hubungan antara bagian-bagian dan dinamika hubungan tersebut yang menumbuhkan kesatuan atau keseluruhan.

Inti dari pemahaman teori sistem adalah ”setiap bagian berpengaruh pada keseluruhan” atau sesuatu tidak dapat ada tanpa keberadaan yang lain. Ketika organisasi dipandang sebagai sebuah sistem sosial, maka seluruh aspek harus diperhatikan atau dianggap penting.

Menurut Fisher, teori sistem adalah ”seperangkat prinsip yang terorganisasikan secara longgar dan sangat abstrak, yang berfungsi mengarahkan pikiran kita namun terikat pada berbagai penafsiran”

Para pakar seperti Bertalanffy, Russel L. Ackoff, Kenneth Boulding, dan lain-lain menyimpulkan bahwa ciri-ciri sistem meliputi hal-hal sebagai berikut:

1.    Keterintegrasian (integration).

2.    Keteraturan (regularity).

3.    Keutuhan (wholeness).

4.    Keterorganisasian (organization).

5.    Keterlekatan komponen satu sama lain (coherence).

6.    Keterhubungan komponen satu sama lain (connectedness).

7.    Kebergantungan komponan satu sama lain (interdependence)

Setiap pembahasan tentang sistem selalu menyangkut interdependensi. Interdependensi menunjukkan saling bergantungan diantara komponen-komponen atau bagian-bagian dalam suatu sistem.

Pemahaman atas konsep interdependensi ini merupakan bagian integral dari pendefinisian sistem dan teori sistem :

1.    Nonsumativas

Nonsumativas menunjukkan bahwa suatu sistem tidak sekedar jumlah dari bagian-bagiannya. Ketika komponen tersebut saling berhubungan satu sama lainnya dalam sebuah interdependensi, sistem tersebut memperoleh suatu identitas yang terpisah dari masing-masing komponen.

2.    Unsur  struktur, fungsi dan evolusi

Struktur menunjukkan hubungan antar komponen dalam suatu sistem. Struktur mencerminkan keteraturan. Tindakan yang dilakukan seseorang dalam hubungannya dengan orang lain dianggap sebagai bagian dari unsur fungsional suatu sistem. Evolusi (beubah atau tidak berubahnya suatu sistem akan mempengaruhi struktur dan fungsional dalam suatu sistem

3.    Keterbukaan

Organisasi adalah sistem sosial. Sehingga memungkinkan organisasi untuk berinteraksi dengan lingkungannya, sehingga memperoleh energi dan informasi.

4.    Hierarkhi

Suatu sistem mungkin merupakan suprasistem bagi sistem-sistem yang lain didalamnya atau merupakan subsistem bagi sistem yang lebih besar. Arus informasi yang melintasi batas-batas suatu sistem dapat mempengaruhi perilaku struktural-fungsional sistem tersebut.

Fisher membedakan sistem menjadi 2 yaitu :

Sistem tertutup	Sistem terbuka
Menetapkan batas sehingga tidak ada atau tidak memerlukan  interaksi dengan lingkungannya	Membuka diri terhadap lingkungannya
Struktur, fungsi dan perilaku sistem relatif stabil	Struktur, fungsi dan perilaku sistem mudah berubah (dinamis)

Sistem terbuka yaitu sistem yang menerima masukan (input) dari lingkungannya. Input tersebut bisa berupa aspirasi, kepentingan atau tuntutan maupun dukungan (suport). Misalnya, sebuah perusahaan tidak saja memikirkan atau memperhitungkan lingkungan internalnya (pegawai, struktur, pola komunikasi, tujuan, dll), tetapi juga harus memikirkan lingkungan eksternalnya (kebijakan pemerintah, masyarakat, pesaing, sosial dan budaya yang berkembang, dll).

Perusahaan yang memilih sistem yang tertutup, cenderung menutup diri dari perkembangan disekitarnya. Mereka membuat batas-batas yang ttegas dengan lingkungannya. Sebuah organisasi atau apapun namanya akan tetap bisa hidup (survive) apabila mampu menselaraskan organisasinya dengan tuntutan yang terus berkemban, namun bila organisasi tersebut tidak merasa mampu mengimbangi perkembangan sekitarnya lebih memilih aman dengan kondisi sistem mereka yang tertutup, dalam rangka menjaga kelangsungan hidupnya (survive).

Teori Sistem Sosial (Katz dan Khan)

Teori-teori klasik dan perilaku sering merujuk kepada komunikasi terutama dalam kaitannya dengan  bentuk-bentuk kegiatan komunikasi, bukannya sebagai proses penghubung (a lingking process).

Komunikasi sebagai suatu proses penghubung, akan mempunyai arti khusus bila kita menerima pendapat Katz dan Kahn, bahwa struktur sosial berbeda dengan  struktur mekanis dan struktur biologis. Bila suatu sistem sosial berhenti berfungsi, ia tidak lagi mempunyai struktur yang dapat diidentifikasi. Sebab sistem sosial merupakan struktur peristiwa bukannya bagian-bagian fisik.

Suatu sistem sosial, secara keseluruhan terdiri dari manusia-manusia. Ia tidak sempurna, namun kesinambungan hubungan manusianya begitu baik. Hubungan-hubungan antara orang-orang, bukan orang-orang itu sendiri. Hal ini mengandung pengertian apabila ada seseorang yang tidak bisa menjalankan fungsinya dapat diganti.

Katz dan Khan menerangkan bahwa kebanyakan interaksi kita dengan orang-orang merupakan tindakan komunikatif (verbal dan nonverbal, bicara dan diam). Komunikasi – pertukaran informasi dan transmisi makna - adalah inti dari sistem sosial atau organisasi. Komunikasi merupakan penghubung di antara orang-orang dalam organisasi. Pencapaian tujuan organisasi akan sangat tergantung kepada bagaimana komunikasi berjalan dengan efektif dan tanpa mengalami hambatan yang berarti.

Teori sistem menyadari bahwa suatu keadaan yang terorganisasi perlu mengenal berbagai hambatan untuk mengurangi komunikasi acak ke saluran-saluran yang sesuai untuk pencapaian tujuan organisasi. Katz dan Khan berpendapat bahwa watak suatu sistem sosial mengisyaratkan selektivitas saluran dan tindakan komunikatif.

Scott mengatakan bahwa organisasi terdiri dari bagian-bagian yang berkomunikasi antara yang satu dengan yang lainnya, menerima pesan-pesan dari dunia luar dan menyimpan informasi. Fungsi komunikasi bagian-bagian ini merupakan konfigurasi yang menggambarkan sistem secara keseluruhan. Dapat dikatakan bahwa dari sudut pandang sistem, komunikasi adalah organisasi.

Hawes menyatakan ”suatu kolektivitas sosial adalah perilaku komunikatif yang terpolakan; perilaku komunikatif tidak terjadi dalam jaringan hubungan tetapi merupakan jaringan itu sendiri”.

Ad-hokrasi dan Teori Buck Rogers

Sebagian visi kita tentang penjelajahan luar angkasa yang paling mustahil berasal dari fantasi-fantasi para penciptafigur fiksi terkenal, Buck Rogers.  Teori Buck Rogers yang lazim dan kontemporer mengenai organisasi adalah organisasi matriks, yaitu suatu organisasi yang berlapiskan organisasi fungsional yang lebih tradisional. Kepala-kepala bagian fungsional membawahi proyek-proyek yang mamang cocok bekerja sama antara manajer-manajer fungsional.

Organisasi matriks dan organisasi ad-hokrasi adalah organisasi-organisasi komunikasi saat ini dan masa depan. Studi komunikasi adalah studi organisasi. Praktek organisasi masa kini menegaskan prediksi teoritis terdahulu, fungsi pertama seorang eksekutif, memang, adalah menciptakan dan memelihara suatu sistem komunikasi. Komunikasi sistem adalah organisasi. Komunikasi organisasi adalah teori Buck Rogers mengenai organisasi.

Berdasarkan petunjuk Buck, Alvin Toffler, 1970  menulis tentang future shock dan akibat-akibat tak terelakkan yang disebabkan perubahan dahsyat dalam semua aspek kehidupan kita. Organisasi formal disinggung dalam analisis ini. Hal ini menunjukkan bahwa kita sedang bergerak menuju era pascabirokratik dalam teori organisasi yang berdasarkan konsep futuristik tentang struktur organisasi yang berubah cepat.

Toffler melukiskan, “apa yang kita lihat di sini tidak kurang dari penciptaan suatu bagian yang dapat dibuang...”  Menurut Bennis (1966), struktur sosial birokrasi baru akan bersifat temporer. Organisasi akan terdiri dari satuan-satuan tugas (task forces) yang diciptakan guna mengatasi suatu program khusus.

Manajer di suatu organisasi yang strukturnya terus menerus berubah, menjadi seorang kordinator, seorang penghubung antara berbagai kelompok proyek. Keterampilan komunikasi dan interaksi manusia akan sangat berharga, karena sebagian dari tugas-tugas utama akan berkenaan dengan bagaimana meneruskan informasi dan menjembatani pengertian serta perbedaan antara kelompok-kelompok. Bennis berpendapat bahwa orang-orang ”harus belajar mengembangkan hubungan yang cepat dan intens dalam pekerjaan, dan belajar menanggung kehilangan hubungan kerja yang lebih kekal”.

Toffler lebih lanjut mengemukakan ciri-ciri birokrasi baru yang disebut ad-hokrasi (ad-hocracy) sebagai:

·         Bergerak cepat

·         Kaya dengan informasi

·         Aktif

·         Selalu berubah

·         Berisi unit-unit yang selalu bersifat sementara

·         Individu-individu yang selalu bergerak

Dalam ad-hokrasi, bukanlah organisasi yang menarik komitmen pegawai, melainkan pekerjaan, problem yang harus dipecahkan, dan tugas yang harus dilakukan. Masih menurut Toffler, bahwa gelar-gelar jabatan dalam beberapa ad-hokrasi didahului dengan sebutan associate. Sebutan itu menberi kesan kesederajatan yang merupakan ciri khas organisasi baru--- associate berarti teman sejawat, bukan atasan atau bawahan dalam organsasi.

Pemakaian istilah tersebut mencerminkan pergeseran dari hirarki vertikal ke pola-pola komunikasi lateral (ke samping).  Di sebuah perusahaan konsultasi dan pelatihan, digunakan istilah organizational associates yang menunjukkan bahwa para kolega mempunyai hak yang sama dalam memecahkan masalah organisasi. Staf profesional yang terdiri dari para associate itu berorientasi ke tugas-tugas mereka, memperoleh kepuasan dan pengharapan menangani masalah di manapun masalah itu terjadi.

Namun Toffler mengingatkan bahwa ad-hokrasi menambah adaptabilitas organisasi, terutama adaptabilitas manusia. Setiap perubahan hubungan dalam organisasi membawa serta kerugian dalam penyesuaian pribadi, hubungan, dan kepuasan. Ketegangan sosial, ketegangan psikologis, dan usaha individu untuk mengatasi masalah semakin bertambah banyak karena perubahan yang cepat, kondisi kerja yang kontemporer, dan kurangnya komitmen kepada organisasi. Perubahan yang konstan dalam hubungan organisasi menjadi beban yang berat bagi orang-orang untuk melakukan penyesuaian diri.